Life – Dreams = Job

LATAR BELAKANG PEMILIHAN USAHA JASA KURIR KANTOR (SISTEM MEMBER)

1. Semakin komplek suatu perusahaan atau suatu perkantoran, akan membuat semakin banyak dokumen atau surat yang harus dikirimkan ke pihak ketiga atau ke kantor cabang.

2. Tuntutan kesibukan yang begitu padat, banyak perusahaan atau perkantoran yang tidak mau direpotkan dengan segala urusan pengiriman dokumen atau surat.

KUNCI SUKSES USAHA JASA KURIR KANTOR (SISTEM MEMBER)

1.Tempat yang strategis didaerah perkantoran atau pusat bisnis, kampus, dan sekolah.

2.Tempat yang nyaman dan bersih.

3. Pelayanan kepada pelanggan yang baik dan memuaskan.

4. Harga terjangkau.

5. Pengiriman yang selalu tepat waktu (tidak sering terlambat)

6. Dokumen atau barang yang dikirimkan dapat diterima dalam kondisi yang baik dan tepat sasaran.

FASILITAS TAMBAHAN YANG PERLU DISEDIAKAN DALAM USAHA JASA KURIR KANTOR (SISTEM MEMBER)

√ Layanan pemberian ganti rugi atau delivery guarantee

Layanan ini harus memberikan ganti rugi berupa uang, tetapi bisa dalam bentuk voucher gratis untuk satu kali pengiriman, jika barang atau dokumen yang dikirimkan tidak sampai pada tempat tujuan secara tepat.

USAHA JASA KURIR KANTOR (SISTEM MEMBER)

Yang menjadikan jasa kurir kantor (system member) ini spesial  ialah kurir yang rapi, dan sopan, tepat waktu, serta terjamin keamanan dokumennya.

Peralatan-peralatan standar  usaha jasa kurir kantor ( sistem member) adalah sebagai berikut :

1. Boks untuk motor

2. Seragam karyawan

3. Pin karyawan

4. Spanduk

5. Banner

6. Barang cetakan lainya (untuk kebutuhan administrasi atau keuangan )

LOKASI & RUANG

1. Letak Lokasi

Berada dipinggir jalan utama, daerah perkantoran atau pusat bisnis, kampus, dan sekolah.

2. Standar Kebutuhan Ruang

Luas ruang minimum : (lebar) 4 m x (panjang) 5 m

Note:

Ukuran panjang dan lebar dapat sebaliknya.

3. Asumsi kebutuhan ruang:

- Ruang tunggu kurir

- Ruang administrasi

LINGKUP KERJA

Lingkup kerja meliputi :

1. Survey :

• - Pemetaanpasar

- Persaingan

- Potensi

2. Sistem :

• - Pembukuansederhana

- Siklus kerja

- SOP (Prosedur Standar Operasi)

3. Pelatihan :

• - Pelatihankaryawan/Bukupanduanpelatihan

- Pengendalian sistem

- Pemasaran

- Pengamanan & pengendalian usaha

PEDOMAN PELAKSANAAN PEKERJAAN PROYEK

JASA KURIR KANTOR (SISTEM MEMBER)

LANGKAH DASAR

- Penyusunan tim kerja

• - Pimpinanproyek

- Disain interior

- Disain graphis

- Sistem dan keuangan

- Lapangan / pembelanjaan

- SDM

- Pemasaran

- Penyusunan time schedule masing-masing bagian

a. Time schedule perencanaan I

- Gambar layout termasuk pengukuran

- Gambar disain interior

• Note:Gambarharusmendapatpersetujuanpimpinan

b. Time schedule perencanaan II

- Penentuan nama & tagline usaha

- Gambar disain neonbox / billboard

- Gambar disain stand banner

- Gambar disain spanduk atau alat promosi lain

- Rancangan seragam dan perlengkapannya

- Gambar lain yang diperlukan

• Note:Gambarharusmendapatpersetujuanpimpinan

c. Time schedule untuk tempat dan pengadaan

- Batas waktu renovasi tempat

- Batas waktu pengadaan peralatan dan perlengkapan

d. Time schedule pelaksanaan

- Eksekusi layout dan disain interior yang telah disetujui

- Eksekusi disain graphis yang telah disetujui

- Pembelian dan penyerahan barang

- Rekruitmen pegawai

- Tes lapangan peralatan dan kesiapan kerja

- Pelatihan karyawan

- SOP keseluruhan

- Pra promosi

- Soft opening

- Promosi

- Grand opening

- Pengawasan dan pendampingan

- Penyusunan Anggaran (Budgeting)

Anggaran yang ditetapkan meliputi :

- Anggaran pemesanan disain

- Anggaran transportasi dan akomodasi

- Anggaran pembelian barang

Note:

Harus dibuat jadwal pengeluaran dananya sesuai tanggal yang direncanakan

RINCIAN TUGAS

1. BAGIAN DISAIN INTERIOR

a. Gambar layout

- Menentukan alur konsumen, mulai dari masuk hingga selesai

- Menentukan posisi ruang tunggu kurir

- Menentukan posisi ruang kasir (meja admin)

- Menentukan posisi perlengkapan pendukung (TV, Tape, atau telepon)

- Menentukan posisi rak atau tempat penyimpanan dokumen yang belum dikirimkan

- Menentukan posisi tempat pemyimpanan peralatan dan perlengkapan

- Menentukan instalasi sesuai standar efisiensi dan kerapihan yang

meliputi :

• Tata lampu
• Kelistrikan

Note :

Dalam menentukan layout harus dipikirkan benar terhadap efisiensi

proses kerja, proses gerak, maksimalisasi ruangan, kemudahan proses,

serta dampak terhadap konsumen dan lingkungan.

b. Gambar disain interior

- Menentukan ukuran-ukuran secara pasti peralatan dan perlengkapan

yang akan dibuat serta model yang akan diciptakan meja kasir, etalase, atau rak untuk menyimpan dokumen atau barang yang belum dikirim, dll)

- Menentukan warna cat ruangan dalam dan luar

2. BAGIAN DISAIN GRAPHIS

a. Gambar disain graphis

- Menentukan nama usaha serta taglinenya dengan persetujuan

pimpinan

- Menentukan disain logo usaha

- Menentukan disain standbanner dan alat promosi internal pendukung

- Menentukan disain billboard / neonsign

- Menentukan disain seragam dan perlengkapannya

b. Desain kebutuhan administrasi

- Nota penerimaan pembayaran

- Petty cash reconciliation

- Catatan penerimaan kas harian

3. BAGIAN SISTEM DAN KEUANGAN

- Menentukan prosedur penerimaan konsumen

- Menentukan prosedur pelaksanaan kerja

- Menentukan prosedur penerimaan pembayaran

- Menentukan prosedur komplain konsumen

- Menentukan prosedur jadwal dan siklus kerja karyawan

- Menentukan prosedur keuangan dan pengamanannya

4. BAGIAN PEMBELIAN DAN LAPANGAN

- Menentukan barang-barang yang menjadi kewajiban perusahaan

- Menentukan anggaran pembelian barang sesuai kontrak

- Melakukan pembelian barang-barang

- Melakukan pemesanan & pembelian barang permintaan disainer interior

- Melakukan pemesanan & pembelian barang permintaan disainer graphis

- Melakukan pengawasan instalasi tempat sesuai disain, baik interior

ataupun graphis.

5. BAGIAN SDM

- Melakukan rekruitmen pegawai yang diperlukan

- Melakukan seleksi pegawai

- Melakukan pelatihan pemahaman usaha

- Melakukan pelatihan teknis pekerjaan secara keseluruhan

- Melakukan pelatihan mental & customer satisfaction

- Melakukan kontrol terhadap perkembangan SDM

6. BAGIAN PEMASARAN

- Menentukan strategi pemasaran pra operasi

- Menentukan strategi pemasaran operasi

- Menentukan strategi pemasaran pasca operasi

7. PIMPINAN PROYEK

- Mengawasi secara keseluruhan proses pelaksanaan pekerjaan

- Mempertanggungjawabkan hasil kerja kepada  perusahaan

-  Mempertanggungjawabkan kinerja keuangan proyek kepada perusahaan

- Mengeksekusi komplain tim proyek

DAFTAR BARANG YANG DIPERLUKAN

Daftar barang yang diperlukan perlu ditentukan sesuai kebutuhan, yang

ditetapkan oleh pimpinan proyek.

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

JASA KURIR KANTOR (SISTEM MEMBER)

KETENTUAN KARYAWAN

1. Bagian administrasi

2. Kurir

SISTEM KERJA

Dilakukan shift kerja dan rolling tugas agar lebih terkendali dan terkontrol.

Jika sistem kerja ditentukan menjadi system shift (misal: dua shift), maka perlu diadakan minimal 1 jam untuk dua karyawan tersebut untuk bertemu secara bersamaan, untuk serah terima pekerjaan.

PROSEDUR PENANGANAN PELANGGAN

TAHAP I

Penerimaan Pelanggan

Dilakukan oleh bagian administrasi (kasir)

1. Konsumen yang menelepon atau datang diterima dengan ramah oleh bagian administrasi (kasir).

2. Setelah menerima order dari konsumen, bagian administrasi (kasir) kemudian memerintahkan kurir untuk segera menjemput dan mengantarkan dokumen.

3. Kasir menetapkan harga jasa kurir dan notanya dititipkan kepada kurir untuk sekalian dibayarkan pada saat kurir menjemput dokumen tersebut.

TAHAP II

Proses Penjemputan dan Pengantaran

Dilakukan oleh kurir

1. Kurir datang ke alamat konsumen yang hendak menggunakan jasa kurir.

2. Kurir kemudian menagih biaya operasional kepada kantor yang bersangkutan.

3. Setelah menerima pembayaran, kurir wajib menyampaikan ucapan terima kasih.

4. Kurir kemudian memasukkan dokumen tersebut kedalam boks motor secara hati-hati dan di usahakan kemasannya tetap rapi, tidak rusak.

5. Setelah itu kurir segera berangkat mengantarkan dokumen atau barang tersebut ketempat yang dituju, tanpa singgah ke tempat lain.

6. Pada saat penerimaan barang di tempat yang dituju, kurir wajib meminta tanda tangan dari penerima barang.

7. Setelah proses pengantaran selesai, kurir segera melaporkan diri kepada administrasi (kasir) untuk menyetorkan uang jasa pengantaran yang diterima dari konsumen.

TAHAP III

Administrasi

Dilakukan oleh administrasi (kurir)

1. Seluruh nota-nota penjemputan maupun pengantaran barang diarsip oleh administrasi atau kasir.

2. Nota-nota tersebut akan menjadikan bahan laporan pada akhir bulan.

3. Jika ada konsumen yang menerapkan system bayar mundur, maka administrasi atau kasir wajib melakukan penagihan sesuai waktu yang telah disepakati bersama.

PROSEDUR KOMPLAIN PELANGGAN

Komplain diterima oleh supervisor atau jika supervisor tidak ada diterima oleh administrasi

Ditanggungjawabi oleh semua bagian yang terkait

1. Komplain servis tidak memuaskan langsung direspon dan dikerjakan pada bagian yang dikomplain dengan sungguh-sungguh, tanpa alas an apapun dan langsung dikerjakan.

2. Komplain pengembalian uang pembayaran kurang, segera ditanggapi tanpa alas an apapun dan langsung dicross-check dengan pembukuan.